Veelgestelde vragen

Persoonlijke gegevens hebben wij nodig voor registraties en aanmeldingen voor certificeringen. In ons privacystatement staat hoe wij (als verwerkingsverantwoordelijke) omgaan met je privacy.

Het platform is AVG-compliant. Je persoonsgegevens worden opgeslagen bij een gecertificeerd datacenter in Nederland volgens ISO 20000, ISO 27001 en NEN7510. Maandelijks worden aanpassingen gedaan aan het platform om mogelijke veiligheidsproblemen te voorkomen en op te lossen. Ook worden tests door derden uitgevoerd om vast te stellen of het platform nog steeds veilig is en voldoet aan wet- en regelgeving.

Wij vragen alleen gegevens die wij nodig hebben voor registratie, inloggen en de poorttoegang. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van deze gegevens. Een jaar nadat je registratie is verlopen worden je gegevens verwijderd. Voor meer informatie kun je het privacystatement in de voettekst van de website raadplegen.

Je hebt recht op inzage in je gegevens, correctie of verwijdering. Hiervoor kun je via data@explain.nl een verzoek indienen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om jezelf te identificeren. Je krijgt binnen 4 weken een reactie. Voor het melden van een datalek kun je hetzelfde mailadres gebruiken.

Je kunt via data@explain.nl contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Explainsafe is het platform waarop verschillende bedrijven hun poort- en veiligheidsinstructies laten beheren door eX:plain. Explainsafe is een volledig LMS (Learning Management System) waarop kandidaten zichzelf kunnen registreren op de verschillende omgevingen van de aangesloten klanten. We bieden tevens een breed scala aan beheerdersmogelijkheden om kandidaten toe te voegen en uit te nodigen, behaalde resultaten te rapporteren en nog veel meer, met als doel een zo optimaal mogelijke gebruikerservaring te bieden.

Explainsafe is bedoeld voor eigen medewerkers, contractors, leveranciers en bezoekers van terreinen (sites) waarvoor de opdrachtgever wil dat deze een poort-of veiligheidsinstructie volgen voordat ze het terrein op mogen en of er werkzaamheden mogen verrichten.

Ga naar de pagina Inloggen en klik op <a href="https://www.explainsafe.nl/nl/password-reset">'Wachtwoord vergeten'.</a> Vul je e-mailadres in en klik op 'Herstel wachtwoord'. Je ontvangt dan een e-mail met daarin een link. Met deze link kun je een nieuw wachtwoord aanmaken.

Om in te loggen ga je naar de pagina <a href="https://www.explainsafe.nl/nl/login">Inloggen</a>. Hier vul je je e-mailadres en wachtwoord in (wat je hebt ingevuld tijdens de registratie van het account). Je kunt alleen inloggen als je al een account hebt aangemaakt, oftewel jezelf hebt geregistreerd.

Door jezelf te registeren, maak je een account aan. Klik vanuit de homepage op <a href="https://www.explainsafe.nl/nl/companies">'Bedrijven'</a> en kies daar het bedrijf waarvoor je een poort- of veiligheidsinstructie wilt maken. Wanneer je vervolgens in de bedrijfsomgeving bent, klik je rechtsboven op Inloggen. Onder het inlogscherm kun je op de link 'Klik hier om te registeren' klikken om in het registratieformulier terecht te komen en de registratie te starten en af te ronden. Na registratie kun je met je gebruikersnaam (e-mailadres) en zelf aangemaakte wachtwoord inloggen in het inlogformulier en de gewenste poort- of veiligheidsinstructie kiezen.

Nee, de webapplicatie is responsive en volledig te gebruiken vanuit iedere moderne browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Internet Explorer 11 (IE11) wordt niet meer ondersteund, sinds 1 januari 2020 bieden wij ook geen technische support meer aan IE 11-gebruikers. De poort- en veiligheidsinstructies kunnen worden gemaakt op een pc, laptop, tablet en smartphone.

Als je de toets succesvol hebt gemaakt, kun je direct je certificaat downloaden. Je kunt het certificaat ook later downloaden vanuit je account.

Dat verschilt van opdrachtgever tot opdrachtgever. Meestal 1 jaar, soms 2 jaar. De vervaldatum staat op je certificaat vermeld en wordt ook van tevoren gecommuniceerd, zie hiervoor de informatie die we plaatsen bij de instructies.

Je kunt een certificaat behalen door de toets te maken. Voor je deze toets gaat maken, bekijk je de poort- of veiligheidsinstructie. Dit kun je zo vaak doen als je wilt. Daarna gaat de toets van start.

De werkgever of opdrachtgever kan resultaten van behaalde poort- en veiligheidsinstructies altijd opzoeken en inzien. 13 maanden nadat je laatst behaalde certificaat is verlopen, en 13 maanden nadat je ingelogd of uitgenodigd bent worden je gegevens automatisch verwijderd. Uiteraard is het altijd mogelijk om eerder verwijderd te worden, neem hiervoor contact met ons op via het contactformulier op https://www.explainsafe.nl/nl/frequently-asked-questions

Er wordt in de meeste gevallen automatisch een nieuwe toets klaargezet op het moment dat je een toets niet hebt behaald. Dit hangt wel af van de configuratie per toets per omgeving. Het kan dus zo zijn dat je zelf de instructie opnieuw moet opzoeken en starten als je gezakt bent.

De opdrachtgever bepaalt hoe lang je over een toets mag doen. Er loopt een timer mee om te laten zien hoeveel tijd je nog hebt. Als het langer dan de ingestelde tijd duurt, wordt de toets automatisch afgesloten en kun je de toets niet meer inleveren. Je moet dan opnieuw de instructie volgen en de toets starten.

Je kunt, terwijl je de toets maakt, een vraag open laten door deze te 'markeren'. Je kunt vervolgens, voordat je de toets afrondt, terug gaan naar de gemarkeerde vraag om deze alsnog te beantwoorden.

Dat is afhankelijk van de talen die jouw opdrachtgever of werkgever heeft gekozen. Bij het drop down menu van de taalkeuze aan het begin van de instructie en test kun je zien uit welke talen je kunt kiezen.

Explainsafe is toegankelijk voor iPad-gebruikers, voor zowel het afnemen van de toets als voor het beheren van kandidaten. Wel adviseren we je om de iPad te gebruiken met de nieuwste versie van iOS voor de meest optimale gebruikerservaring. Dit geldt uiteraard ook voor Android tablets en andere mobiele apparaten. Houd ook de browser up-to-date. Het wordt dus aangeraden om altijd alles up-to-date te hebben voordat je een instructie/toets gaat maken op Explainsafe.

Check in dat geval eerst de instellingen van je internet browser. Google Chrome bevat bijvoorbeeld een vertaalmogelijkheid die aan- en uitgezet kan worden. Dit kan in bepaalde gevallen incorrecte teksten veroorzaken. Ben je er zeker van dat dit niet de oorzaak is? Laat dit dan weten via het contactformulier op https://www.explainsafe.nl/nl/frequently-asked-questions